A gestão de documentos é um pilar fundamental para a eficiência e segurança na operação de frotas. Neste contexto, entender o que envolve a gestão de documentos é crucial para manter a regularidade e prevenir problemas legais. 

A seguir, exploraremos como realizar essa gestão de maneira eficaz, destacando a importância de documentos específicos e os benefícios resultantes desse processo. Boa leitura!

O que é a gestão de documentos?

A administração de documentos engloba o controle dos procedimentos administrativos relacionados à totalidade dos registros documentais gerados durante as atividades empresariais. Esse processo inicia-se no momento da criação ou recebimento dos documentos e prossegue com a classificação, organização, armazenamento, monitoramento e eventual descarte.

A gestão documental abrange uma ampla variedade de categorias, funções e destinos, abarcando documentos de natureza pública ou confidencial. É fundamental estar atento e garantir que nada seja negligenciado. 

Quais os principais documentos?

Cada empresa precisará trabalhar com um tipo de documento. No caso de um gestor de frotas, ele terá que trabalhar com documentações importantes, como o CRLV, CNH dos motoristas, além de acordos e contratos comerciais.

Veja mais a seguir.

Documentação do motorista

O gerenciamento da Carteira Nacional de Habilitação (CNH) e dos documentos pessoais dos motoristas da frota é fundamental para assegurar que todos os condutores possuam uma habilitação válida e estejam autorizados a operar os veículos da empresa.

Essa prática contribui significativamente para a conformidade com as leis de trânsito, prevenindo problemas legais e multas decorrentes da condução por motoristas sem a habilitação adequada.

Além disso, a verificação dos registros e certificados necessários para a condução de veículos de carga é essencial, pois garante que os motoristas possuam as qualificações adequadas para dirigir de maneira segura. Essa medida também auxilia na conformidade com as regras e regulamentos do transporte, evitando multas e complicações legais.

Por fim, esse processo facilita a seleção de motoristas com as habilidades necessárias para o trabalho, promovendo aprimoramento na qualidade e eficiência do serviço de transporte de carga.

Documentação do veículo

A gestão de documentação de veículos inclui o Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo (CRLV), documento obrigatório para todos os veículos automotores no Brasil, emitido pelo órgão de trânsito competente, geralmente o Departamento Estadual de Trânsito (Detran). 

Contendo informações cruciais sobre o veículo e seu proprietário, uma gestão adequada do CRLV é essencial para garantir a operação legal e segura dos veículos automotores. Além disso, contribui para manter o controle da regularidade dos veículos, prevenir problemas legais e reduzir riscos financeiros.

Além dele, também há os documentos de propriedade, como Nota Fiscal e Contrato de Compra e Venda. A nota fiscal atesta a aquisição do veículo, confirmando a propriedade, possibilitando deduções fiscais e facilitando a revenda. Enquanto isso, o contrato de compra e venda registra os acordos entre as partes, garantindo a transferência legal do veículo e documentando informações relevantes. 

Também há os documentos de seguro. A documentação de seguro abrange apólices, certificados, contratos, registros de sinistros, histórico de prêmios pagos e outros documentos relacionados ao seguro de uma frota de veículos. A gestão eficaz dessa documentação é essencial para garantir a adequada proteção dos veículos em casos de acidentes, roubos ou outros danos. 

E por fim, é necessário fazer a gestão dos comprovantes de manutenção e revisão. A gestão desses comprovantes permite manter um histórico completo do veículo, sendo útil em situações como vendas, transferências ou auditorias internas. Portanto, manter esses documentos organizados, atualizados e de fácil acesso é fundamental para uma gestão eficaz e bem-sucedida da frota.

Benefícios da gestão de documentos

A seguir, confira os principais benefícios de investir na gestão de documentos para frota.

Redução de riscos

Com uma gestão adequada de toda a documentação da frota, é possível reduzir significativamente o risco de multas e outras penalidades legais.

Além disso, fazem parte das práticas preventivas da gestão documental de frotas medidas como o controle de manutenções, contribuindo para a prevenção de acidentes.

Organização

Conduzir a gestão documental da frota implica em obter acesso a uma variedade de informações valiosas sobre os veículos. Manter essa organização possibilita aos gestores e supervisores a tomar decisões embasadas, priorizando a segurança e buscando a redução de custos.

Determinadas tecnologias fornecem de maneira clara os dados para que o trabalho se torne mais otimizado e as decisões mais rápidas e precisas. Para saber mais sobre, acesse o e-book abaixo.

Eficiência da operação

A falta de organização na documentação da frota pode acarretar diversos problemas, incluindo o aumento do risco de acidentes, apreensão dos veículos, perda do direito de dirigir dos motoristas e falhas mecânicas, entre outros.

Porém, ao contrário, a organização de todas as informações relacionadas à frota possibilita uma operação mais eficiente, prevenindo paradas inesperadas nos veículos e reduzindo custos adicionais.

Por onde começar?

Confira boas práticas para implementar na sua empresa, a fim de obter uma boa gestão de documentos.

Centralizar informações

Para simplificar a administração documental da frota, é recomendável centralizar as informações. Dessa forma, os dados permanecerão seguros e poderão ser prontamente acessados em situações de necessidade.

Gestão de frotas com a Trimble

A tecnologia desempenha um papel crucial na gestão documental e no controle da frota como um todo. Portanto, investir em uma ferramenta especializada para conduzir esses processos é fundamental para aprimorar a eficiência e a confiabilidade das informações registradas.

Com o auxílio do sistema de gestão de frota da Trimble, é possível programar lembretes para as manutenções e acessar o histórico completo dos procedimentos executados nos veículos, entre diversas outras funcionalidades.

A automação desses processos não apenas economiza tempo para a equipe, mas também possibilita a dedicação desse tempo a funções estratégicas, tornando a empresa mais produtiva e, consequentemente, mais competitiva.

Conclusão

A gestão documental da frota é um investimento indispensável para garantir o pleno funcionamento e conformidade legal. Ao centralizar e organizar informações, implementar práticas preventivas e contar com tecnologias especializadas, as empresas podem colher benefícios como a redução de riscos, maior organização e eficiência operacional. 

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