A tratativa de ocorrências no transporte engloba o registro, a análise e a resolução de incidentes que podem surgir ao longo das entregas – como atrasos, avarias, desvios de rota ou falhas operacionais.

Quando bem estruturado, esse processo não apenas assegura a satisfação do cliente, como também gera informações valiosas para a melhoria contínua da operação logística.

Cada ocorrência registrada na frota deve ser encarada como um sinal de alerta, que pode indicar desde um comportamento inadequado do motorista até um problema mecânico, ou mesmo um evento com potencial de risco à segurança.

Cabe à tratativa de ocorrências transformar esses alertas em ações práticas, permitindo corrigir falhas, mitigar riscos e elevar o nível de eficiência operacional.

Mais do que reagir a problemas, esse processo possibilita uma gestão proativa da frota, baseada em dados e indicadores confiáveis. Afinal, ao identificar padrões recorrentes, a empresa consegue antecipar falhas, direcionar treinamentos, aprimorar rotas etc.

A seguir, entenda como estruturar um processo inteligente de tratativa de ocorrências, com foco na redução de acidentes, na melhoria do desempenho dos motoristas e na geração de economia real para a operação.

O que são ocorrências operacionais e por que tratá-las?

Ocorrências são eventos registrados durante a operação da frota que indicam comportamentos de risco, falhas operacionais ou desvios de padrão. Elas podem incluir:

• Excesso de velocidade.
• Freadas e curvas bruscas.
• Sonolência ao volante.
• Falhas de manutenção não resolvidas.
• Uso do celular durante a condução.

É preciso tratar essas ocorrências, pois cada evento ignorado aumenta a chance de incidentes futuros. Assim, a tratativa também se torna uma ferramenta de prevenção e não apenas de correção.

Cinco dicas para tornar a tratativa de ocorrências eficiente

Os principais objetivos em se utilizar tecnologias como telemetria, videomonitoramento e sensores de fadiga na frota são a segurança e a economia.

Entretanto, apenas monitorar indicadores não garante que o gestor atinja esses objetivos. Para isso, é necessário atuar com a tratativa das ocorrências identificadas pelo sistema.

A dúvida constante está em como realizar a tratativa de modo que haja efeito positivo, com eficiência na extinção de comportamentos de risco.

A seguir, separamos cinco dicas para tornar a tratativa das ocorrências eficiente junto aos seus motoristas e demais membros da operação:

1. Frequência e timing são essenciais

Para a tratativa das ocorrências ser eficiente, é necessário que seja respeitado o timing da ocorrência. Ou seja, assim que identificado o comportamento de risco, a tratativa deve ocorrer (quase) imediatamente.

Em alguns casos, como fadiga e distração, é extremamente recomendado que a tratativa seja de fato realizada de imediato, para que consequências drásticas sejam evitadas. Portanto, nesses casos, é ideal que o gestor utilize algum meio de comunicação direto com o motorista para realizar o feedback.

Em outros casos, como pequenos desvios que podem levar a acidentes e desperdícios na operação, a tratativa não precisa ser realizada no instante em que ocorre o evento, mas é importante que seja feita o mais rápido possível.

Afinal, para a mudança de hábitos inseguros no trânsito, é necessário que a correção ocorra no momento em que o motorista ainda se recorde do evento e consiga compreender o que aconteceu e como ele pode evitar incidentes.

O Duo Talks da Platform Science, por exemplo, permite o envio de feedbacks falados em tempo real diretamente ao motorista durante a jornada. Integrado à videotelemetria, ele contribui para a tratativa imediata de ocorrências, possibilitando que a central de controle intervenha de forma assertiva assim que um comportamento de risco é identificado.

Entretanto, isso não exclui a importância do papel do gestor na tratativa das ocorrências. Se determinado motorista tem apresentado uma sucessão de desvios, esse é um caso que necessita atenção do gestor – o feedback deverá ser realizado e precisa ser o mais rápido possível.

A dica é que o responsável pelas tratativas estabeleça uma rotina para analisar as pendências. Dessa forma, há garantia de que todas as ocorrências sejam tratadas no tempo certo.

2. Fale, mas também ouça seus motoristas

Um ponto delicado de realizar a tratativa é o momento de lidar com o motorista. Nunca é fácil ter que apontar ao outro fatores com os quais a gestão não está satisfeita.

Por isso, no momento do feedback, atente-se em também dar espaço para que o motorista fale sobre o ocorrido. Nessas conversas, você pode identificar algo que possa estar atrapalhando os condutores de modo geral e traçar estratégias.

Garanta que sua mensagem chegue ao motorista, mas não se esqueça de que esse momento é de diálogo, no qual ambas as partes podem e devem se sentir à vontade para compartilhar o que for conveniente à situação.

3. Seja transparente quanto às consequências

Na maioria das vezes, há resistência dos motoristas quanto às tecnologias empregadas para o monitoramento de comportamentos de risco.

Por isso, no momento de apresentar essas soluções, é necessário ser transparente quanto às consequências para motoristas que não se adaptarem às práticas de direção segura e econômica.

No entanto, é preciso bom senso. Dependendo da maneira como o assunto é abordado, os motoristas podem interpretar o tema como uma ameaça velada. É importante que o gestor considere no planejamento o período de adaptação do motorista e tenha em mente que esse colaborador deve ser instigado constantemente a melhorar.

Alguns exemplos de tópicos que devem ser abordados:

• O que ocorre ao motorista que comete uma infração?
• Como ocorrerão as tratativas?
• O motorista pode ser encaminhado para treinamentos e/ou reciclagens?

Possuir esse acordo, ainda que verbal, com sua equipe de condutores facilitará na tratativa das ocorrências, já que eles passam a conhecer as consequências e as chances de desenvolvimento profissional.

4. Conte com programas de incentivo

O ser humano é guiado por estímulos e recompensas, principalmente em atividades que envolvem mudanças de hábitos e comportamentos. Por que, então, não usar essa tendência a favor dos objetivos da gestão?

Sabemos que para alcançarmos mais economia e segurança nas operações é necessário trabalhar na raiz do problema: desvios de comportamento ao volante que causam desperdício e aumentam o risco de acidentes na frota.

Para isso, por que não estimular seus motoristas a serem cada dia melhores no trânsito? Isso pode ser feito por meio de programas de incentivo, que premiam comportamentos adequados e alertam quanto ao excesso de desvios.

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5. Utilize ferramentas que facilitem a tratativa das ocorrências

Tratar as ocorrências no timing certo é primordial para sua efetividade. Entretanto, em meio a uma rotina conturbada, é comum surgirem dificuldades para isso. Existem, porém, maneiras de facilitar essa organização.

Uma delas é fazer uso de uma ferramenta bem conhecida: o Excel (ou o Google Sheets). Você pode montar uma planilha com algum tipo de calendário e inserir as tratativas pendentes para aquele dia ou aquela semana.

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Essa mesma prática pode ser aplicada a “to-do lists”. É possível fazer uma lista simples no bloco de notas do computador, ou usar ferramentas mais automatizadas, como o Todoist, Microsoft To-do, entre outras.

Se a empresa já possui um sistema para gestão de frotas, também vale verificar se existe alguma funcionalidade nativa para a tratativa das ocorrências. No Vfleets, por exemplo, contamos com o recurso “Quadro de Ocorrências”.

Por meio da telemetria, o sistema identifica as ocorrências e as envia automaticamente ao gestor, que as visualiza em um workflow de tratativas e pode organizá-las como pendentes, em tratativa e resolvidas. Além disso, existe a possibilidade de delegá-las para outros membros da equipe.

Mudar comportamentos de risco na sua operação é uma tarefa que exige trabalho em equipe e um processo bem organizado.

Perguntas frequentes sobre tratativa das ocorrências na frota

Algumas das dúvidas mais recorrentes sobre o assunto são:

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O que são ocorrências na gestão de frotas?

São eventos registrados durante a operação da frota que indicam desvios de comportamento, falhas ou situações de risco. Elas podem ser críticas, como colisões evitadas, ou leves, como uma curva feita em alta velocidade.

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Por que tratar ocorrências é tão importante para a segurança da frota?

Porque ignorar uma ocorrência hoje pode resultar em um acidente amanhã. A tratativa permite identificar comportamentos recorrentes, corrigir desvios a tempo e criar um histórico que apoia decisões mais estratégicas na operação.

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Toda ocorrência precisa ser tratada?

Nem todas precisam de ação imediata, mas todas devem ser avaliadas. O ideal é classificar por nível de risco e reincidência.

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Como a telemetria ajuda na tratativa de ocorrências?

A telemetria registra os eventos automaticamente e permite visualizar o comportamento da frota em tempo real.

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Quais são as etapas de um processo de tratativa bem estruturado?

As principais etapas são: detecção, classificação, priorização, comunicação, ação corretiva e acompanhamento. Empresas que adotam esse modelo observam redução de até 60% em eventos reincidentes.

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Como envolver os motoristas no processo de tratativa?

Compartilhando os dados de forma clara, com foco educativo e sem julgamento. Para saber mais, clique aqui.

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Como saber se a tratativa está funcionando?

Acompanhe indicadores como redução de reincidências, menor número de eventos críticos e melhora no desempenho dos motoristas.

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O que acontece se uma empresa não tratar as ocorrências?

Ela acumula riscos invisíveis e perde a chance de evitar acidentes evitáveis. O custo da omissão quase sempre é maior que o da prevenção.

Conclusão

A tratativa de ocorrências deve ser encarada como um pilar estratégico da gestão de frotas, e não apenas como uma resposta pontual a problemas operacionais.

Ao transformar dados e alertas em ações consistentes, a empresa constrói uma cultura orientada à prevenção, à segurança e à melhoria contínua, reduzindo riscos que, muitas vezes, passam despercebidos no dia a dia.

Além disso, um processo bem estruturado fortalece o relacionamento entre gestores e motoristas. O diálogo transparente, o feedback no tempo certo e o uso de incentivos adequados contribuem para a mudança de comportamentos, aumentando o engajamento da equipe e promovendo um ambiente mais colaborativo e responsável.

O apoio da tecnologia também é decisivo para garantir escala, agilidade e eficiência na tratativa das ocorrências. Ferramentas de telemetria, videomonitoramento e sistemas integrados de gestão permitem priorizar eventos, acompanhar resultados e medir a evolução dos indicadores ao longo do tempo.

Dessa forma, a tratativa deixa de ser um esforço reativo e se torna uma fonte concreta de economia, segurança e vantagem competitiva para a frota.

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